Что нового в заполнении справок по форме 2-НДФЛ?

Что нового в заполнении справок по форме 2-НДФЛ?

Не позднее 2 апреля 2018 года налоговые агенты должны представить сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ. В настоящей статье напомним основные моменты, связанные с оформлением таких справок, приведем разъяснения, поступившие со стороны контролирующих органов, а также расскажем о новшествах, затронувших данную отчетную форму.

По итогам 2017 года налоговые агенты должны представить в налоговый орган форму 2-НДФЛ на каждое физическое лицо, которому в 2017 году были выплачены доходы. Форма сведений о доходах физического лица (2-НДФЛ), порядок ее заполнения и формат представления в электронном виде утверждены Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ (далее – Порядок № ММВ-7-11/485@).

Справки должны заполняться на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета.

Данные о физическом лице – получателе дохода должны быть заполнены налоговым агентом на основании документа, удостоверяющего личность налогоплательщика.

Налоговое ведомство неоднократно обращало внимание на необходимость актуализации данных при оформлении справок. В Письме от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@ ФНС указала: согласно п. IV Порядка № ММВ-7-11/485@ разд. 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода» установлено, что в поле «Фамилия, имя, отчество» указываются фамилия, имя и отчество налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность, а в поле «Серия и номер» – реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика. При заполнении поля «Адрес места жительства в Российской Федерации» приводится полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.

Актуализация персональных данных физических лиц (в частности, ИНН) возможна с помощью сервиса «Узнай свой/чужой ИНН» на сайте ФНС (https://service.nalog.ru/inn.do). Чтобы узнать ИНН, нужны следующие данные: Ф. И. О., дата рождения и реквизиты паспорта (другого документа).

При представлении налоговым агентом справок согласно Порядку № ММВ-7-11/485@ и в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность налогоплательщика, либо иным документом, подтверждающим данные о физическом лице (при отсутствии других нарушений форматного контроля), такие сведения считаются прошедшими форматный контроль и подлежат приему в полном объеме. Ранее об актуализации персональных данных физических лиц говорилось в письмах ФНС РФ от 06.09.2017 № БС-4-11/17753@, от 01.11.2016 № БС-4-11/20817.

Обратите внимание:

В случае если у физического лица изменились персональные данные после представления налоговым агентом справки в налоговый орган, уточненная справка не подается.

Штраф за указание недостоверных сведений в форме 2-НДФЛ составляет 500 руб. за каждую справку с неправильными данными (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). При этом Налоговый кодекс не устанавливает перечень сведений, которые признаются недостоверными. По мнению ФНС (см. Письмо от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515), недостоверными сведениями могут быть любые заполненные реквизиты сведений по форме 2-НДФЛ, не соответствующие действительности (ИНН физического лица, номер его паспорта, код или сумма дохода и т. д.). Налоговый агент может избежать штрафа, если представить уточненную справку. Однако это возможно только в том случае, если такая ошибка была выявлена до того, как это сделала налоговая инспекция (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Cроки, адреса и способы представления справок по форме 2-НДФЛ.

По общему правилу срок сдачи и заполнение справки 2 НДФЛ – не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (ст. 216, п. 2 ст. 230 НК РФ, разд. II Порядка № ММВ-7-11/485@). Это касается справок с кодом «1» в поле «Признак».

Так как в 2018 году последний день срока представления формы выпадает на выходной, последним днем подачи справки будет следующий за ним рабочий день – 2 апреля (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Однако в отношении справок по форме 2-НДФЛ, в которых содержится информация о невозможности удержать налог (в поле «Признак» указан код «2»), установлен иной срок представления – до 1 марта года, следующего за отчетным (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ, разд. II Порядка № ММВ-7-11/485@). Налоговый агент в этот же срок обязан передать такую справку налогоплательщику.

Вопрос:

Надо ли по окончании налогового периода представить в налоговый орган в отношении уволившихся в 2017 году работников, с чьих доходов организация удержала не всю сумму исчисленного НДФЛ, и справку за 2017 год с признаком «2» не позднее 01.03.2018, и справку за 2017 год с признаком «1» не позднее 02.04.2018?

По мнению контролирующих органов, по таким работникам в установленные сроки надо представлять две справки: и с признаком «1», и с признаком «2». Свою позицию они объясняют следующим: в справках, представляемых ежегодно в целом по организации с признаком «1», указываются общие суммы доходов и исчисленного налога, включающие доходы и исчисленную сумму налога, отраженную в справке с признаком «2», суммы удержанного и перечисленного налога, а также сумма налога, не удержанная налоговым агентом, которая ранее была отражена в справке с признаком «2» (Письмо УФНС по г. Москве от 07.03.2014 № 20-15/021334).

В Письме от 30.03.2016 № БС-4-11/5443 ФНС уточнила, что исполнение организацией обязанности по сообщению о невозможности удержать налог и сумме налога в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ не освобождает ее от обязанности представить сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах, начисленных, удержанных и перечисленных в бюджет, в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ.

Если налоговый агент не будет следовать официальной позиции контролеров, ему придется отстаивать свою правоту в суде. Обращаем ваше внимание, что по данному вопросу сложилась неоднозначная судебная практика.

Позиция арбитров по вопросу представления справок с признаком «1» после подачи справок с признаком «2»

В Постановлении ФАС УО от 24.09.2013 № Ф09-9209/13 по делу № А60-52670/2012 судьи приняли решение, что налоговый агент неправомерно привлечен налоговым органом к ответственности за непредставление справок по форме 2-НДФЛ с признаком «1». По мнению судей, налоговый агент, представив в налоговый орган справки с признаком «2», содержащие все необходимые сведения, подлежащие указанию в справках с признаком «1», исполнил обязанности, регламентированные п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ

В Постановлении от 25.12.2017 № Ф05-18618/2017 по делу № А40-63378/2017 АС МО отказал налоговому агенту в требовании об отмене решения налогового органа о привлечении к ответственности. Суд пришел к выводу, что нормы НК РФ не предусматривают освобождение налогового агента от обязанности по представлению сведений о доходах физических лиц, в связи с чем неисполнение обществом обязанности по представлению справок по форме 2-НДФЛ с признаком «1» не исключает его вину и привлечение к ответственности, несмотря на подачу справок с признаком «2»

Если налоговый агент не представит справки по форме 2-НДФЛ в установленный срок, ему грозит штраф в размере:

  • 200 руб. – для организации (ИП) за каждую несданную справку (п. 1 ст. 126 НК РФ);
  • от 300 до 500 руб. – для должностного лица (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);
  • от 100 до 300 руб. – для гражданина (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Налоговые агенты должны представить справки в инспекцию по месту своего учета. При наличии обособленных подразделений сведения в отношении работников этих подразделений представляются в налоговый орган по месту учета таких подразделений, а в отношении физических лиц, получивших доходы по гражданско-правовым договорам, – в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших подобные договоры.

Отчеты направляются в электронной форме по ТКС. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек отчеты могут подаваться на бумажном носителе (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Справки на бумажном носителе можно представить в налоговую инспекцию (п. 8 ст. 6.1, п. 1 ст. 26, ст. 27, 29 НК РФ, п. 3 Порядка № ММВ-7-3/576@ [1] ):

  • лично (подает руководитель (ИП) или иное лицо по доверенности, например, бухгалтер). Справки будут считаться представленными в тот день, когда их передали инспектору (п. 4 Порядка № ММВ-7-3/576@);
  • по почте с описью вложения. Справки будут считаться представленными в день отправки письма.

При представлении справок 2-НДФЛ на бумажном носителе к ним нужно составить сопроводительный реестр в двух экземплярах (п. 15 Порядка № ММВ-7-3/576@). Форма реестра сведений о доходах физических лиц приведена в приложении 1 к настоящему порядку. В реестре указываются:

  • наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя) и ИНН;
  • признак справок («1» или «2»);
  • количество справок;
  • номер каждой справки, Ф. И. О. каждого физического лица, на которого подается справка, и дата его рождения.

Новое в 2-НДФЛ.

Дополнительные коды доходов и расходов. При оформлении справок за 2017 год следует применять коды видов доходов и вычетов, которые утверждены Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Приказом ФНС РФ от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820@ перечень кодов видов доходов и расходов был дополнен следующими позициями.

Код дохода (расхода)

Наименование дохода (расхода)

Коды видов доходов

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск

Сумма выплаты в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

Суммы штрафов и неустойки, выплачиваемые организацией на основании решения суда за несоблюдение в добровольном порядке удовлетворения требований потребителей в соответствии с Законом РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей»

Сумма списанного в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации

Сумма дохода в виде процента (купона) по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях и эмитированным в период с 01.01.2017 по 31.12.2020 включительно

Коды видов вычетов

Вычет в сумме положительного финансового результата, полученного по операциям, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете

Напомним, что с учетом поправок, внесенных Приказом ФНС РФ от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@, в справках 2-НДФЛ не применяются коды «детских» вычетов «114» – «125». Вместо них установлены коды «126» – «149».

Изменения, предусмотренные проектом приказа ФНС «О внесении изменений в приложения к Приказу Федеральной налоговой службы от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@». К данным новшествам относятся следующие.

  1. В поле «Признак» добавлены коды «3» и «4», которые проставляются, если форма 2-НДФЛ представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 или п. 5 ст. 226 НК РФ правопреемником налогового агента.
  2. В раздел 1 «Данные о налоговом агенте» введены новые поля «Форма реорганизации (ликвидации) (код)», в котором указывается код в соответствии с приложением 2 к настоящему приказу, и «ИНН/КПП реорганизованной организации», в котором приводятся ИНН и КПП реорганизованной организации или ее обособленного подразделения. Если представляемая форма 2-НДФЛ не является справкой, представляемой за реорганизованную организацию, эти поля не заполняются.

Как заполнить 2 НДФЛ.

Новые поля обязательны для заполнения при заполнении поля «Признак» с кодом «3» или «4».

  1. Предусмотрена возможность представления правопреемниками налогового агента сведений о доходах физических лиц:
  • при составлении корректирующей либо аннулирующей справки правопреемником налогового агента взамен ранее представленной налоговым агентом в полях «№ ______» и «от __.__.__» следует указать номер ранее поданной налоговым агентом справки и новую дату составления справки;
  • в случае представления справки правопреемником реорганизованной организации в поле «Налоговый агент» отражается наименование реорганизованной организации либо ее обособленного подразделения;
  • правопреемник налогового агента указывает код ОКТМО по месту нахождения реорганизованной организации или ее обособленного подразделения.

Новое в 2 НДФЛ. К сведению:

Положение о том, что правопреемник обязан подать формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за реорганизованное юридическое лицо, если оно само не сделало этого до момента завершения реорганизации, предусмотрено поправками Федерального закона от 27.11.2017 № 335-ФЗ. Указанные обязанности появляются независимо от формы реорганизации.

  1. Исключены данные об адресе места жительства в РФ физического лица – получателя дохода.
  2. В разделе 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» не надо указывать инвестиционные вычеты. Инвестиционный налоговый вычет предоставляется налогоплательщику при подаче налоговой декларации по форме 3-НДФЛ (пп. 2 п. 3 ст. 219.1 НК РФ). Работодатели не производят соответствующий вычет, хотя первоначально планировалось предоставить им такое право.

Разъяснения и рекомендации контролирующих органов по заполнению справок 2-НДФЛ.

Поле «Статус налогоплательщика». Минфин в Письме от 21.07.2017 № 03-04-06/46690 напомнил: в случае изменения налогового статуса физического лица нужно учитывать, что он устанавливается на каждую дату выплаты дохода, но окончательный налоговый статус определяется по окончании налогового периода. При заполнении формы 2-НДФЛ в поле «Статус налогоплательщика» указывается та цифра, которая соответствует налоговому статусу налогоплательщика по окончании налогового периода. Следовательно, в поле «Сумма дохода» разд. 3 отражается вся сумма начисленного и фактически полученного дохода по конкретному коду дохода независимо от применявшейся налоговым агентом налоговой ставки при удержании исчисленных сумм налога при каждой выплате дохода. В поле «Сумма налога исчисленная» разд. 5 указывается сумма НДФЛ, исчисленного в соответствии с окончательным налоговым статусом налогоплательщика.

Зарплата за декабрь, пересчитанная в январе. Надо ли включать в справку за 2017 год сведения о доходе в виде перерасчета зарплаты за 2017 год, произведенного в январе 2018 года? С учетом позиции ФНС, изложенной в Письме от 27.01.2017 № БС-4-11/1373@, сумма НДФЛ с заработной платы за декабрь 2017 года с учетом произведенного перерасчета подлежит отражению в справке 2-НДФЛ за 2017 год.

Премии. В связи с отражением информации о доходе в виде премии на практике возникает вопрос: когда нужно показывать ежемесячные премии в справке 2-НДФЛ (в месяце начисления или месяце фактической выплаты)? В Письме ФНС РФ от 24.04.2017 № БС-4-11/7794@ (с учетом позиции Минфина, представленной в Письме от 04.04.2017 № 03-04-07/19708, об определении даты получения дохода в целях налогообложения) даны разъяснения об отражении в справке ежемесячных премий. Контролеры указали, что датой фактического получения дохода в виде премии, выплачиваемой сотрудникам организации в соответствии с трудовым договором за производственные результаты в ближайший день после утверждения приказа руководителя, установленный в организации для выплаты заработка, с учетом п. 2 ст. 223 НК РФ признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход.

В Письме от 11.08.2017 № ГД-4-11/15902@ ФНС представила уточнения по вопросу определения даты фактического получения дохода при выплате сотрудникам организации дохода в виде премии за производственные результаты. Налоговики привели пример: доход в виде премии за производственные результаты за май 2017 года на основании приказа от 29.05.2017 выплачен работнику 07.06.2017, следовательно, датой фактического получения данного дохода признается 31.05.2017.

Вместе с тем налоговое ведомство напомнило, что дата фактического получения дохода в виде иных премий, не относящихся в соответствии с ТК РФ к оплате труда, в соответствии с п. 1 ст. 223 НК РФ определяется как день выплаты указанного дохода налогоплательщику, в том числе перечисления на его счет в банке.

В Письме от 12.05.2017 № БС-4-11/8934@ ФНС разъяснила вопрос о кодах видов доходов по премиям. Чиновники отметили, что коды надо указывать с учетом изменений, внесенных Приказом ФНС РФ от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@. В частности, код дохода «2002» предназначен для отражения премий, выплачиваемых за производственные результаты и иные подобные показатели, предусмотренные нормами законодательства, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (выплачиваемых не за счет прибыли организации, не за счет средств специального назначения или целевых поступлений). В данном случае речь идет о тех премиях (стимулирующих выплатах), которые являются составной частью оплаты труда. Код дохода «2003» предназначен для отражения вознаграждений, выплачиваемых за счет прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений. В данном случае речь идет о выплатах, не связанных с выполнением трудовых обязанностей (например, о премиях к праздничным или юбилейным датам).

Отпускные. Необходимо ли показывать в справке за 2017 год отпускные, которые фактически выплачены в декабре 2017 года, если работнику предоставлен отпуск в январе 2018 года? С учетом разъяснений, приведенных в Письме ФНС РФ от 05.04.2017 № БС-4-11/6420@, доход в виде оплаты отпуска по правилам пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ считается полученным в декабре 2017 года, следовательно, подлежит отражению в справке за 2017 год. При этом в графе «Месяц» разд. 3 справки о доходах физического лица за 2017 год указывается число «12» (декабрь).

Доплата к ежегодному отпуску. Какой код вида дохода соответствует данной выплате? В Письме от 16.08.2017 № ЗН-4-11/16202@ ФНС указала: если при заполнении справки 2-НДФЛ вид дохода, выплаченного налогоплательщику, в Приказе ФНС РФ № ММВ-7-11/387@ не предусмотрен, используется код дохода «4800» (иные доходы). Именно этот код применим к сумме единовременной доплаты к ежегодному отпуску, которая выплачивается вместе с отпускными.

Отпускные за неотработанные дни отпуска, удержанные при увольнении работника. В Письме ФНС РФ от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479 обращено внимание на следующее: при увольнении работника до окончания того года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, налоговый агент производит удержание сумм отпускных за неотработанные дни отпуска. Удержание из дохода работника излишне выплаченных отпускных влечет возврат сумм НДФЛ. В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ возврат налоговому агенту перечисленной в бюджет суммы налога осуществляется налоговым органом в порядке, установленном ст. 78 НК РФ. При этом по итогам налогового периода справка 2-НДФЛ заполняется с учетом уточнения налоговых обязательств, произведенных в течение данного налогового периода.

Пособие по временной нетрудоспособности. Надо ли указывать сумму пособия по временной нетрудоспособности в справке за 2017 год, если пособие выплачено в январе 2018 года, а больничный лист был представлен за декабрь 2017 года? При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку доход в виде пособия по временной нетрудоспособности считается полученным на дату его выплаты (перечисления на счет налогоплательщика), данный доход отражается в справке 2-НДФЛ в том периоде, в котором доход считается полученным. Так, пособие по временной нетрудоспособности, выплаченное сотруднику в январе 2018 года, относится к его январским доходам. С позицией контролеров по данному вопросу можно ознакомиться в письмах Минфина РФ от 06.04.2017 № 03-04-05/20728, ФНС РФ от 21.10.2016 № БС-3-11/4922@.

Доходы по гражданско-правовому договору в ситуации, когда акт подписан в одном периоде, а оплата произведена в другом. Нужно ли включать в форму 2-НДФЛ за 2017 год вознаграждение по договору гражданско-правового характера, если акт выполненных работ подписан в декабре 2017 года, а вознаграждение фактически выплачено в январе 2018 года? Учитывая разъяснения ФНС, приведенные в Письме от 05.12.2016 № БС-4-11/23138@, доход в виде вознаграждения физическому лицу за оказание услуг по договору гражданско-правового характера считается фактически полученным в январе 2018 года (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Следовательно, данный доход подлежит отражению в справке о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ за 2018 год.

Представление справок при выплате материальной помощи бывшим работникам. Нужно ли подавать справки по форме 2-НДФЛ, если организация выплатила бывшим работникам, которые ушли на пенсию, материальную помощь в размере 4 000 руб., а также если физическим лицам, не являющимся работниками предприятия, были выданы подарки, стоимость которых не превышает 4 000 руб.? В Письме от 19.01.2017 № БС-4-11/787@ ФНС подтвердила, что организация вправе не представлять в налоговый орган в соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ в отношении доходов, полученных налогоплательщиками в виде подарков, стоимость которых не превысила 4 000 руб. за налоговый период, а также в отношении иных доходов, полученных налогоплательщиками за налоговый период по каждому основанию, перечисленному в п. 28 ст. 217 НК РФ, в размере, не превышающем 4 000 руб.

Справки по форме 2-НДФЛ должны заполняться с учетом актуализированных данных. Пренебрежение этим требованием может привести к наложению штрафа в размере 500 руб. за каждый документ. При оформлении справок надо применять коды видов доходов и расходов, утвержденные Приказом ФНС РФ № ММВ-7-11/387@, который действует в редакции Приказа ФНС РФ № ММВ-7-11/820@. С учетом позиции контролирующих органов справки в отношении уволившихся в 2017 году работников, с чьих доходов организация удержала не всю сумму исчисленного НДФЛ, должны представляться в установленные сроки дважды: сначала с признаком «2», а затем с признаком «1». Нарушение срока подачи отчетности ведет к наложению штрафа в размере 200 руб. за каждую справку. Такой штраф будет назначен даже в том случае, если налоговый агент опоздает всего на один день.

[1] Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утв. Приказом ФНС РФ от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎