Елена александровна повышение эффективности управленческих процессов посредством внедрения систем электронного документооборота

Елена александровна повышение эффективности управленческих процессов посредством внедрения систем электронного документооборота

УДК 330.43:681.3.06 МОХОВА ЕЛЕНА АЛЕКСАНДРОВНА ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ ПОСРЕДСТВОМ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 08.00.14 - «Информационные системы и технологии в экономике»

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Работа выполнена на кафедре «Информатика и компьютерная графика» Ташкентского университета информационных технологий

Научный консультант: доктор экономических наук, профессор Бегалов Баходир Абдусаломович

Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор Алимов Раимджан Хакимович кандидат экономических наук, доцент Джурабаев Абдурашид Абдувахидович

Ведущая организация: Ташкентский государственный технический университет

Защита состоится «_»_ 2010 г. в час. на заседании специали зированного совета Д.067.06.01 по защите диссертаций на соискание ученой степени доктора экономических наук при Ташкентском государственном эко номическом университете.

Адрес: 100003, г.Ташкент, пр. Узбекистанский, 49.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Ташкентского государ ственного экономического университета.

Автореферат разослан «_» 2010 г.

Ученый секретарь специализированного совета доктор экономических наук, профессор Б.Б.Беркинов ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДИССЕРТАЦИИ Актуальность работы. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффек тивными. Автоматизация документооборота любого предприятия заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласо вания, распространения, поиска и архивного хранения документов. Управлен ческая деятельность любого предприятия основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что предполагает наличие технологии пре образования исходных сведений в результатную информацию. Появление ин формационно-коммуникационных технологий (ИКТ) не просто изменило ха рактер работы весьма многих людей, но, также, качественно иными стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей.

Исходя из актуальности использования ИКТ в развитии национальной эко номики, были приняты Законы Республики Узбекистан «Об информатизации», «Об электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи», а также был издан Указ Президента Республики Узбекистан «О дальнейшем раз витии компьютеризации и внедрении информационно-коммуникационных тех нологий». Как справедливо отмечает Президент Узбекистана И.А.Каримов, го воря о развитии систем телекоммуникации, особо следует отметить то страте гически важное значение, какое имеет для нас развитие высокотехнологичной телекоммуникационной отрасли. Сегодня уже немыслимо представить жизнь без компьютерной техники, информационных технологий, Интернета, сотовой телефонной связи1.

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) в управленче ские процессы обеспечивает сокращение времени обработки документов, роста производительности труда персонала, повышение качества бизнес-процессов, улучшение исполнительской дисциплины, возможности перехода к примене нию электронной цифровой подписи, переход к использованию единой базы данных и знаний предприятия и др.

Между тем, при всем этом, не уделяется должного внимания решению за дачи рационализации СЭД в направлении поиска оптимального сочетания тех нических средств хранения и передачи информации, глубоко не исследуется, по каким именно критериям и моделям следует оптимизировать СЭД. Исходя из этого, следует разрабатывать методики рационализации электронного докумен тооборота предприятия на основе применения ИКТ, позволяющих оптимизиро вать структуру системы документооборота. В этой связи тема данного научного исследования является чрезвычайно современной и актуальной.

Степень изученности проблемы. Проблемы формирования и развития информационного общества, использования ИКТ в разных отраслях и сферах национальной экономики, проектирования и разработки экономических ин Каримов И.А. Наша главная задача – дальнейшее развитие страны и повышение благосостояния народа. – Т.:

Т.: Узбекистон, 2010. – С. 48.

формационных систем исследованы в трудах ведущих ученых в области эконо мической информатики и автоматизированных систем управления.

Среди них можно выделить тех, кто придавал особую значимость проб лемам создания автоматизированных информационных систем и технологии предприятий. Это, например, российские ученые А.Н.Романов2, В.П.Коса рев3, Г.А.Титоренко4, в работах которых представлены фундаментальные осно вы разработки информационно-коммуникационных технологий, методологиче ские аспекты проектирования и разработки информационных систем для отрас лей и сфер национальной экономики, принципы создания автоматизированных советующих информационных систем, В.В. Дик5, труды которого посвящены разработке методологии формирования решений в экономических системах и инструментальных средствах их поддержки, М.С.Клыкова и Э.С.Спиридонова предлагают методические подходы по комплексной информатизации менедж мента предприятий и фирм, механизмы эффективного внедрения ИКТ на раз личных уровнях управления.

Ученые нашей страны также уделяют большое внимание проектированию, разработке и эффективному применению информационно-коммуникационных технологий в разных отраслях и сферах национальной экономики. Так, А.Н.Арипов7 своих работах представил обзор рынка информационно-коммуни кационных технологий с точки зрения системного подхода и на основе данного исследования выдвинул концепцию управления на макроуровне. В.К.Кабулов8, Т.Ф.Бекмуратов9 и С.С.Гулямов10 представили в своих трудах новые иннова ционные подходы по формированию информационного общества, разработке информационных систем и технологий для различных экономических объектов на основе математического и алгоритмического решений. Р.Х.Алимов11 и Б.Ю.

Ходиев12 большое внимание уделили в своих научных разработках экономет рическому анализу и менеджменту информационных систем, методологи Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике (лекции, упражнения задачи): Учеб. по собие. – М.: Вузовский учебник, 2006. – 300 с.

Косарев В.П., Левит Б.Ю., Шуремов Е.Л., Анненков А.П., Лёвочкина Г.А., Мамонтова Е.А. и др. Информа ционные системы в экономике.- М.: Финансы и статистика, 2004. – 160 с.

Титоренко Г.А. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф.

Г.А.Титоренко. -2-е изд., доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 439 с.

Дик В.В. Методология формирования решений в экономических системах и инструментальные среды их под держки. – М.: Финансы и статистика, 2000.- 300 с.

Информатизация менеджмента: Учебник / Под ред. М. С. Клыкова и Э. С. Спиридонова. — М.: ЛКИ, 2008. — 584 с.

Арипов А.Н. Ахборот коммуникациялар соасида бошарув тизимини такомиллаштириш муаммолари.

Итисод фанлари номзоди илмий даражасини олиш учун ёзилган диссертация автореферати. – Тошкент, 2004. – 24 б.

Кабулов В.К. Алгоритмизация в социально-экономических системах. Т.: Фан, 1989.

Бекмуратов Т.Ф. Исследования по компьютерной технике и информатике в Узбекистане: история и перспек тивы. // Сб. научных трудов НПО «Кибернетика» АН РУз. – Ташкент, 2004. – С. 78-84.

Гулямов С.С. и др. Тенденции формирования информационной экономики. «Итисодиётни барарор ижти моий-итисодий ривожлантириш: ютулар, муаммолар ва вазифалар» мавзусидаги университет профессор ўитувчилари ва ёш олимларининг илмий-амалий анжумани тезислар тўплами. 4-5 май, 2007, 7-11 б.

Ахборот тизимлари ва технологиялари: Олий ўув юртлари талабалари учун дарслик // Муаллифлар жамоа си : С.С.Fуломовнинг умумий тахрири остида. - Т.: Шарк, 2000-йил.

Ходиев Б.Ю., Мусалиев А.А., Бегалов БА. Менеджмент информационных систем. – Ташкент: Фан, 2007. 300 с.

ческим аспектам проектирования и разработки информационных систем и тех нологий для объектов управления национальной экономикой.

А.Т. Кенжабаев13 предлагает собственные подходы по формированию на циональной системы информатизации в предпринимательской деятельности, Ф.С.Агзамов14 в своих работах рассматривает эффективность использования Интернета в Республике Узбекистан, освещает динамику его инфраструктуры, а также предлагает развитие Интернет-технологий на ближайшую перспекти ву, в научных трудах Б.А. Бегалова15 выдвинута концепция формирования ин формационно-коммуникационного рынка в условиях становления информаци онного общества, излагаются методы эконометрического моделирования тен денций их развития, рассматриваются методические основы маркетинга ин формационных продуктов и услуг, Р.А.Дадабаева16 в своих научных работах предлагает перспективные направления развития менеджмента информацион ных систем предприятий в условиях глобализации экономики, А.А.Мусалиев в своих работах уделяет внимание развитию информационно-коммуникацион ных технологий в национальной экономике Узбекистана, Д.Ш.Тошпулатов предлагает многоуровневую систему информационного обеспечения предпри ятий сельского хозяйства в условиях рынка, а Д.М.Охунов19 в своем исследо вании излагает методические основы разработки маркетинговых информацион ных систем.

Несмотря на определенный научный задел, накопленный в данной об ласти, необходимо признать, что на сегодняшний день проблемы, относящиеся к вопросам эффективного использования СЭД, исследованы недостаточно. Так, отсутствие цельности в разработке принципиальных основ столь важного воп роса до сих пор не позволяет сформировать эффективные механизмы исполь зования СЭД на предприятиях. Изложенные обстоятельства определяют необ ходимость разработки механизмов оптимального внедрения СЭД и их эффек тивного использования на предприятиях разных форм собственности, что, соб ственно, позволяет определить цель и круг решаемых задач.

Кенжабаев А.Т. Тадбиркорлик фаолиятида ахборотлаштириш миллий тизимини шакиллантириш муаммола ри. Итисод фанлари доктори илмий даражасини олиш учун ёзилган диссертация автореферати. –Тошкент, 2005. - 32 б.

Агзамов Ф.С. Ўзбекистон Республикаси Интернет тизимига кириб бориш муаммолари ва унинг самарадор лиги. Итисод фанлари номзоди илмий даражасини олиш учун ёзилган диссертация автореферати. – Тошкент, 2005. - 22 б.

Бегалов Б.А. Ахборот-коммуникациялар бозоринг шаклланиш ва ривожланиш тенденцияларнни эконометрик моделлаштириш. Итисод фанлари доктори илмий даражаси даъвогарлигига диссертация иши. Тошкент, 2001. 330 б.

Дадабаева Р.А. Перспективы автоматизации предприятия на основе современных информационно коммуникационных технологий. «Миллий итисодиёт тармоларини исло илиш ва барарор ривожланиш муаммолари» мавзуидаги илмий-амалий анжуманнинг тезислар тўплами. Тошкент, 2005, 10-ноября, С.19-21.

Мусалиев А.А., Бегалов Б.А. Информационно-коммуникационные технологии в национальной экономике. Ташкент: ТГЭУ, 2008. – 146 с.

Тошпулатов Д.Ш. ишло хўжалик корхоналари ахборот таъминоти тизимининг функционал таркибини иш лаб чииш. Итисод фанлари номзоди илмий даражасини олиш учун ёзилган диссертация автореферати. – Ташкент, 2006. - 22 б.

Охунов Д.М. Исследование и разработка маркетинговых автоматизированных информационных систем предприятий: Автореф. дисс. канд. эконом. наук. – Ташкент, 2005. - 22 с.

Связь диссертационной работы с тематическими планами НИР. Работа выполнена в рамках темы БВ-Ф2-002 - «Исследование фундаментальных основ передачи информации и оптоволоконных систем» Ташкентского университета информационных технологий.

Цель исследования. Целью данной работы являются исследование и раз работка методов, подходов и механизмов эффективного проектирования и вне дрения систем электронного документооборота в управленческие процессы предприятия.

Исходя из поставленной цели, в диссертационной работе определены сле дующие задачи исследования:

анализ теоретических и методологических основ системы электронного документооборота в управлении предприятиями разных форм собственности;

всесторонний анализ отечественного и зарубежного опыта в оптимальной и эффективной организации систем электронного документооборота в условиях финансово-экономического кризиса;

выявление проблем комплексного внедрения систем электронного доку ментооборота в рамках концепции инновационного развития предприятия;

разработка методологических аспектов процессов проектирования и вне дрения документационных систем управления предприятием;

разработка технологии проектирования концептуальной модели оптими зации электронного документооборота в рамках корпоративной информацион ной системы;

исследование информационных характеристик системы электронного до кументооборота в условиях экономии ресурсов;

разработка технологии применения методов и подходов оптимизации в системе электронного документооборота предприятий;

разработка механизмов реализации и концепции оптимизации электрон ного документооборота в корпоративных информационных системах;

разработка методики расчета экономической эффективности внедряемых систем электронного документооборота на предприятии «СамАвто».

Объект и предмет исследования. Объект диссертационного исследования - это система электронного документооборота в управленческие процессы предприятия. В качестве предмета исследования в данном случае выступают информационные процессы и потоки в корпоративных информационных сис темах предприятия.

Методы исследования. В работе использованы методы системного и эконометрического анализа, выборочных статистических обследований, метод оптимизации, а также методы проектирования и разработки информационных систем. Эмпирической базой обеспечения достоверности выводов и предложе ний послужили материалы и статистические данные, нормативные документы и отчетность акционерного общества «СамАвто».

Гипотеза исследования. Повышение эффективности исполнительской дисциплины на основе комплексного внедрения систем электронного докумен тооборота в управленческие процессы предприятия.

Основные положения, выносимые на защиту:

методологические аспекты процессов проектирования и эффективного внедрения систем электронного документооборота в управленческие процессы предприятия;

технологии проектирования концептуальной модели оптимизации элек тронного документооборота в рамках корпоративной информационной систе мы;

технология и механизмы эффективного применения методов и подходов оптимизации в системе электронного документооборота предприятий;

оптимизационные модели организации систем электронного документо оборота, определяющие стоимость хранения, передачи, обновления и архиви рования информации, частоту обращения к документу, общий объем докумен тов, объем постоянных документопотоков в структурных подразделениях пред приятий;

методика расчета экономической эффективности внедряемых систем электронного документооборота на предприятии «СамАвто».

Научная новизна диссертационного исследования состоит в разработке методов, технологии и эконометрических моделей эффективного внедрения системы электронного документооборота в управленческие процессы предпри ятия, обеспечивающей минимизацию затрат на получение, хранение, исполне ние и передачу документов в условиях ограниченных ресурсов. В частности, на основе всестороннего анализа:

• выявлены специфические особенности внедрения систем электронного до кументооборота в управлении предприятиями разных форм собственности;

• обобщен отечественный и зарубежный опыт оптимальной и эффективной организации систем электронного документооборота;

• выявлены проблемы и риски комплексного эффективного внедрения сис тем электронного документооборота в рамках концепции инновационного раз вития предприятия;

• предложены механизмы эффективного использования технологии «файл сервер» и «клиент-сервер» в организации систем электронного документообо рота предприятия;

• изысканы информационные характеристики систем электронного доку ментооборота в условиях экономии ресурсов;

• разработаны механизмы реализации концепции оптимизации электронного документооборота в корпоративных информационных системах;

• предложены методы определения объема информации между различными структурными подразделениями предприятия;

• разработан алгоритм оптимизации систем электронного документооборота предприятия;

• выявлены факторы, влияющие на эффективность проектирования и вне дрения систем электронного документооборота на предприятиях.

Научная и практическая значимость результатов исследования. По тенциальными пользователями результатов, полученных в рамках данного дис сертационного исследования, являются предприятия, организации и корпора ции с разветвленной сетью филиалов. Отдельные положения диссертации мо гут быть использованы кафедрой «Информатика и компьютерная графика» Ташкентского университета информационных технологий в учебном процессе в рамках курса «Информационные системы в экономике».

Реализация результатов. Полученные научные результаты целесообразно использовать в управлении предприятиями разных форм собственности.

Некоторые результаты применяются в деятельности Ассоциации предприятий и организаций информационных технологий Узбекистана(Акт о внедрении № 0511 от 5 ноября 2009 г.), АО «СамАвто»(Акт о внедрении от 15 января 2010 г.) и ООО «Intelligent Solutions»(Акт о внедрении № 8 от 5 декабря 2009 г.) Апробация работы. Основные теоретические и практические рекомен дации диссертации докладывались и обсуждались на VII Международной на учно-технической конференции студентов, аспирантов и молодых специали стов-участников регионального содружества в области связи «Техника и техно логии связи» (Алматы, 2009), Республиканской научно-практической конфе ренции «Итисодий ахборотларни айта ишлаш ва имоя илишни таъминлов чи технологияларни яратиш муаммолари ва ечимлари» (Ташкент, 2009). Также обсуждены и рекомендованы к зашите на заседаниях кафедры «Информатика и компьютерная графика» Ташкентского универ-ситета информационных техно логий, на научных семинарах Института математики и информационных тех нологий АН РУз и при специализированном совете Д 067.06.01 ТГЭУ.

Опубликованность результатов. По теме диссертации автором опубли кованы 9 научных работ, в том числе одна монография, научные статьи в рес публиканских и зарубежных журналах.

Структура и объем диссертации. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений. Общий объем исследования включает в себя 187 страниц, 67 из которых содержат таблицы и рисунки.

Во введении обоснована актуальность темы, сформулированы цель и за дачи, а также выделены объект и предмет исследования. Отмечена научная но визна, указана теоретическая и практическая значимость основных результатов исследования.

В первой главе диссертации «Анализ организации системы электронного документооборота в управлении предприятиями» рассматриваются теорети ческие и методологические основы системы электронного документооборота в управлении предприятиями разных форм собственности, осуществлен анализ отечественного и зарубежного опыта в оптимальной и эффективной организа ции систем электронного документооборота в условиях финансово-экономичес кого кризиса, выявлены проблемы комплексного внедрения систем электронно го документооборота в рамках концепции инновационного развития предпри ятия.

Во второй главе диссертации «Исследование процессов внедрения сис темы электронного документооборота на предприятиях» разработаны методо логические аспекты процессов проектирования и внедрения документационных систем управления предприятием, эконометрические модели определения объ емов документооборота по подразделениям на предприятии, технологии проек тирования концептуальной модели оптимизации электронного документообо рота в рамках корпоративной информационной системы, исследованы инфор мационные характеристики систем электронного документооборота в условиях экономии ресурсов.

В третьей главе диссертации «Технология эффективного внедрения элек тронного документооборота в корпоративных информационных системах» предложена технология применения методов и подходов оптимизации в систе ме электронного документооборота предприятий, механизмы реализации кон цепции оптимизации электронного документооборота в корпоративных инфор мационных системах и методика расчета экономической эффективности вне дряемых систем электронного документооборота на предприятии «СамАвто».

В заключении освещаются основные выводы и предложения автора, вы текающие из содержания проведенного исследования.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ДИССЕРТАЦИИ Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевре менности, достоверности и полноте информации, без которой невозможна эф фективная производственная и маркетинговая деятельность предприятий. Каче ственное информационное сопровождение управленческих процессов предпри ятия – это необходимое условие их экономического роста.

Традиционно организация документооборота – одна из важнейших функ ций предприятия, связанных с движением и обработкой документов, в том чис ле и бумажных. Между тем перемещение бумаг определяет потоки информа ции, зафиксированной на бумажных носителях, что, собственно бывает необхо димо при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также для их воздействия на производственные процессы.

Как указано в Законе Республики Узбекистан «Об электронном докумен тообороте» «электронный документооборот представляет собой совокупность процессов отправки и получения электронных документов через информацион ную систему»20. Отсюда становится очевидным, что автоматизация документо оборота любого предприятия заключается в осуществлении функций ком плексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, по иска и архивного хранения документов.

Исследования показали, что с внедрением современных ИКТ и СЭД зна чительно возросла экономическая эффективность предприятий за счет инфор мационной поддержки их менеджмента. Следовательно, компьютерная обра ботка информации по тем или иным хозяйственным операциям позволяет осу Закон Республики Узбекистан «Об электронном документообороте» // «Народное слово» от 20 мая 2004 г.

ществлять оперативный контроль и анализ, важные для принятия управленче ских решений, что весьма своевременно при больших объемах информации и в условиях дефицита времени. В табл. 1 приведены данные о безбумажной тех нологии обработки документов между организациями Республики Узбекистан.

Из табл. 1 следует, что доля безбумажного документооборота между организа циями составляет 21.6 %, в министерствах - 11.9 %, государственных комитетах - 22.4 %, агентствах - 10.3 %, комитетах - 12.5 %, центрах - 76.0 %, инспекциях 15.8 %, хокимиятах - 14.9 %. Как видно, наиболее высокий уровень реализации безбумажного документооборота приходится на центры и государственные ко митеты.

Таблица Безбумажная технология документооборота между организациями Республики Узбекистан (%) Организации 01.01.06 01.01.07 01.01. Всего по республике 12.3 16.1 21. Министерства 6.1 9.5 11. Государственные комитеты 9.3 13.2 22. Агентства 6.4 10.7 10. Комитеты 0.0 0.0 12. Центры 55.6 57.8 76. Инспекции 8.7 11.3 15. Хокимияты 7.3 12.4 14. Исследование показало, что основными задачами, для решения которых предназначается СЭД в дополнение к тем, которые реализуются средствами автоматизированных информационных систем (АИС), являются следующие:

- создание и введение единого электронного архива, способного аккумули ровать данные любых типов;

- обеспечение быстрого и удобного поиска информации с возможностью немедленного вызова документа на редактирование;

- ограничение возможности каждого конкретного пользователя по про смотру и модификации документов с обеспечением необходимого уровня безопасности;

- проведение работы с несколькими версиями одного и того же документа, его выписки для обработки вне системы и возврат в библиотеку;

- повышение надежности и целостности хранения данных;

- обеспечение быстрого времени отклика электронной архивной системы вне зависимости от объемов хранящихся в ней данных и прозрачного доступа к информации;

- осуществление коллективной обработки документов и их согласование.

Исследования показали, что программные системы, реализующие отечест венную технологию, в первую очередь ориентированы на их использование в крупных коммерческих и государственных учреждениях, сохраняя все тради Краткий обзор развития информационно-коммуникационных технологий в Узбекистане (2006-2008). Офици альный сайт Узбекского Агентства связи и информатизации. – www.aci.uz.

ции и нормы делопроизводства, принятые на конкретном предприятии. Задача таких систем – это обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. К сис темам автоматизации, созданным по нашей технологии, относятся: E-Hujjat, IS-DocFlow, GERMES. В табл. 2 приведены результаты оценки анализируемых систем с точки зрения решения функциональных задач.

Таблица Сопоставительный анализ функциональных возможностей программных продуктов СЭД Задачи документационного обеспечения управления Документирование Организация работы Систематизация архива с документами документов и интерфейса Программные Органи- Совмест- Организация продукты зация ввода ная ра- Делопроиз- Документо- электронного Поиск Удобства документов бота над водство оборот архива доку- интерфейса доку- ментов системы ментами LanDocs + + + + + - + PowerDOCS + + - + - - WorkRoute II + + - + - - DOCS Open + - - + + + + E-Hujjat + + + + + - IS-DocFlow + + + + + + + GERMES + + + + + + Как следует из табл. 2, с точки зрения функциональных возможностей СЭД IS-DocFlow является самым оптимальным. Основным назначением данной СЭД является автоматизации процессов подготовки, регистрации, структурирова ния, маршрутизации, хранения, архивации, поиска и обработки электронных документов, контроля их исполнения, авторизации доступа к ним. Целью соз дания и внедрения данной системы на объекте автоматизации являются:

1. Использование современных технологий и автоматизация всех этапов ра боты с документами.

2. Повышение исполнительской дисциплины за счет «прозрачности» испол нения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напо минаний оповестит всех должностных лиц о приближении сроков исполнения поручений.

3. Повышение оперативности и качества принятия управленческих реше ний. Увеличение скорости принятия решений и повышение их качества дости гаются за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленче ской модели.

Проведенные исследования показали, что прикладное программное обес печение СЭД должно включать следующие ключевые компоненты:

- систему управления документооборотом - программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрути Получена автором в процессе диссертационного исследования.

зацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов и своевременной их обработкой;

- систему управления хранением документов - программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом;

- набор стандартных бизнес-приложений, используемых сотрудниками предприятий для подготовки документов - текстовых процессоров, электрон ных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов.

На рис. 2 представлен график наличия систем электронного документообо рота в организациях Республики Узбекистан. Как следует из него, наиболее продвинутыми по реализации систем электронного документооборота являются зарубежные (50,0 %) и совместные предприятия (41,4 %), а также государст венные акционерные общества (39,3 %).

Наличие электронного документооборота в организациях ОАО ГАО/АО/ОАО/ЗАО Частное предприятие Совместные предприятия Дочерное предприятие Зарубежные предприятия Государственные предприятия 0 10 20 30 40 50 в% Рис. 2. Наличие электронного документооборота в организациях Республики Узбекистан23.

Как показывает опыт, в этих условиях сложно добиться эффективной пере дачи данных в режиме реального времени, так как в ходе принятия решений относительно структуры и технических параметров системы документооборота не учитываются все имеющиеся ограничения объема, времени, пропускной способности каналов связи и др. Соответственно, возникает необходимость в разработке методик рационализации электронного документооборота предпри ятия на основе применения экономико-математических моделей, позволяющих оптимизировать структуру СЭД по экономическим критериям.

Проведенные в рамках данной работы исследования свидетельствуют о том, что задача оптимизации документопотоков на основе методов математи Краткий обзор развития информационно-коммуникационных технологий в Узбекистане (2006-2008). Офици альный сайт Узбекского Агентства связи и информатизации. – www.aci.uz.

ческого моделирования состоит в нахождении оптимальных, по определенному критерию, путей прохождения документов внутри предприятия. Решение дан ной проблемы должно опираться на всесторонний анализ моделей документо оборота на предприятии.

Многопользовательская среда работы с корпоративной информацией СЭД на сегодняшний день – наиболее передовая и эффективная технология постро ения систем автоматизации управления в масштабах предприятия. Между тем документы сами по себе не образуются и не исчезают - они приходят из внеш них источников, циркулируют внутри предприятий и передаются внешним пользователям посредством документопотоков.

Для формализации постановки задачи оптимизации документооборота на предприятии воспользуемся агрегативно-декомпозиционным методом. Соглас но данному методу, система документооборота рассматривается как совокуп ность элементов разного уровня детализации. В работе обосновано, что спосо бы организации входа и выхода документа напрямую не влияют друг на друга, но зависят от способа реализации документа и его передачи. Также на данном этапе абстрагируемся от физического способа его передачи, так как для нас единицей хранения, передачи и обработки является сам документ. Необходимо четко выделить способы входа и выхода документов, а также процессы, проис ходящие с ними на протяжении всего жизненного цикла, существующего на настоящий момент. Предложенная технология работы с входящими докумен тами приведена на рис. 3.

Для каждого способа организации входа, выхода и передачи документов предусматривается возможность различных вариантов реализации.

Путь документа - это последовательность рабочих мест (1, 2,…, i), т.е.

((1, 2), (2,3), …) - взаимосвязи между ними. Так, два рабочих места связаны, если существует путь от одного из них к другому. Определяемый граф называ ется сильно связанным, так как пары вершин связаны с учетом ориентации ре бер. Зададим в определяемом графе длины дуг (веса). Длина пути j-гo докумен та зависит от количества перемещений данного документа по СЭД:

n- Sj (1, 2,…, n) = Sj (i, i+1), (1) i= где Sj - длина (вес) пути j-гo документа по СЭД;

i - начальное структурное под разделение движения j-го документа;

n - конечное структурное подразделение движения j-гo документа.

Тогда совокупная длина (вес) пути всех документов, циркулирующих в системе электронного документооборота, будет равна:

m n- S = Sj (i, i+1), (2) j=1 i= где m - количество документов в СЭД.

Работа с входящими документами Делопроиз водитель Регист- От Полу рация Занесение правка чение доку- документа на кор мента в систему испол респон нение денции Документ не Руководи Выне на контроле сение тель резо люции Работы приняты Исполни Выполнение тели Документ работ по документу на контроле Приемка Кон Контролер работ по троль исполне испол нию доку нения На доработку мента Рис. 3. Технология работы с входящими документами24.

Наша задача состоит в нахождении максимально эффективных путей дви жения документов как внутри предприятия, так и при контакте с внешними объектами. На данном этапе исследования необходимо рассмотреть, какие именно варианты решений используются при выборе оптимального критерия.

Первый вариант состоит в максимизации общей скорости работы системы, под которой понимается время реакции на запрос, когда включается время пе редачи запроса в узел, где хранится требуемый документ, заключены также время его поиска в данном узле и формирование ответа, а также время его об ратной передачи. В подобном случае допускается управлять такими парамет рами, как тактовая частота процессора, объем оперативной памяти, объем и скорость доступа к запоминающим устройствам, скорость передачи информа ции по сети и т.д., т. е. следить за изменениями физической структуры техни ческой базы. В этом случае целевая функция Wi будет выглядеть следующим образом: m W1 = 1/w(j) max, (3) j= где w (j) - время реакции на запрос j - го документа.

Второй вариант. В основу оптимизации предлагается положить критерий, минимизирующий документопотоки, т. е., при этом, минимизируются затраты Разработана автором в процессе диссертационного исследования.

на передачу документов между структурными элементами системы по каналам связи. Между тем данный подход не учитывает стоимость хранения докумен тов, что можно выразить следующим образом:

mn W2 = Sj (j, i+1) min, (4) j=1 i= где m - количество документов в системе документооборота;

n - количество структурных элементов на предприятии;

Sj (j, i+1) - стоимость передачи j - го документа из i - го структурного элемента в элемент i+1.

Третий вариант. Состоит в минимизации затрат на корректировку и об новление документов. При высокой степени изменчивости информации данный вариант приводит к значительному уменьшению количества копий, но, при том, уменьшение объемов хранимой информации за счет ликвидации ее дубли рования может привести к отрицательным последствиям. Данный подход мож но выразить следующим образом:

m W3 = (s (j)+ (j)) min, (5) j= где s - стоимость корректировки j -го документа;

- стоимость обновления j го документа;

m - количество документов в системе документооборота.

Четвертый вариант. В отличие от предыдущего, состоит в минимизации объемов документов, хранящихся в СЭД. Оптимизация по данному признаку ведет к снижению непериодических затрат на хранение документов на их об новление, поскольку минимизация дублирования документов приводит к сни жению затрат на внесение изменений во все хранилища информации, а также, в ходе этого, значительно увеличивается быстродействие поиска документа в рамках одного узла. Данный вариант можно выразить следующим образом:

m W4 = Vi min, (6) i= где Vi - объем i-го документа;

m - количество документов в системе документо оборота предприятия.

Ни один из перечисленных выше вариантов не может быть использован в «чистом виде», поскольку оптимальность СЭД может быть достигнута только путем сочетания вышеописанных вариантов.

В процессе исследования установлена, что архитектура СЭД включает в себя четыре блока (рис. 4). Так, блок общесистемных словарей должен содер жать основные справочные сведения, используемые сотрудниками предпри ятия. Общесистемные сервисы предназначены для хранения форм документов, а также для обеспечения маршрутизации документов при осуществлении доку ментообмена. Функциональные подсистемы поддерживают основные процес сы, протекающие на предприятии. Электронный архив позволяет сохранять до кументы для возможности ретроспективного обращения к ним.

Общесистемные Функциональные сервисы подсистемы Общесистемные словари Шаблоны Канцелярия Справочник Регистратор Документы предприятия Внешние Согласование Словари контакты Поручения Внешние Контроль адресаты договоров Коммутатор Инженерное обеспечение Электронный архив Новости Образы бумажных документов Конференция Электронные документы Рис. 4. Концептуальная архитектура СЭД25.

Время передачи информации на предприятиях также может выступать в качестве ограничения, так как, в данном случае, существует возможность вы делить определенные циклы в течение рабочего дня. Передача внутренней до кументации между структурными подразделениями разного уровня также рег ламентирована и происходит в течение определенного промежутка времени.

Исследования показали, что автоматизированная система документооборо та должна высвобождать исполнителей, снижать время на обработку, оптими зировать поиск и увеличивать производительность труда. К основным факто рам эффективности автоматизации документооборота относятся:

- экономия организационно-технических затрат, связанных с размножени ем и перемещением документов, а также регистрацией работы с ними;

- ускорение прохождения документов на предприятии за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций;

- полный контроль за документами и работой с ними персонала;

- исключение многократного тиражирования документов на компьютерах пользователей и сетевых ресурсах организации;

Разработана автором в процессе диссертационного исследования.

- налаживание и упрощение контроля за исполнительской дисциплиной и использованием трудовых ресурсов за счет автоматизированного отслеживания маршрута движения документов и исполнения поручений;

- совершенствование средств надежного централизованного хранения и эффективного поиска документов.

Исходя из вышеприведенных подходов оптимизации в СЭД предприятий, в деятельность АО «СамАвто» поэтапно внедряется система IS-DocFlow26, кото рая предусматривает комплексное решение в сфере автоматизации документо оборота и направлена на создание единой автоматизированной среды делопро изводства, включающей процедуры регистрации, движения и контроля испол нения документов.

Переход к перспективной автоматизированной системе IS-DocFlow пред ставляет собой сложный процесс, требующий мобилизации значительных ре сурсов. В этой связи особое внимание со стороны разработчиков уделяется ор ганизации проектных работ. Эффективное функционирование такой интегри рованной системы IS-DocFlow предполагает наличие инфраструктуры ее со провождения и развития, что, собственно, должно обеспечить скоординирован ное проведение работ, необходимых для поддержания системы в соответствии с предъявляемыми к ней требованиями на ближайшую и отдаленную перспек тиву.

Исследования показали, что в последние годы наш рынок СЭД демонстри рует стабильный рост, поскольку возрастает и число предприятий, где уже вне дрена СЭД, также растет и количество автоматизированных рабочих мест. Се годня руководители предприятий мыслят сугубо стратегически, ибо ныне вы годнее покупать гибкую и масштабируемую СЭД, поскольку в перспективе, в зависимости от требований бизнеса, можно расширить ее функциональные воз можности.

Как показывает опыт, при внедрении и оптимизации СЭД в АО «СамАвто» пришлось решать не только специфические проблемы, обусловленные много сторонней сложностью такого рода систем, но и другие, характерные для про цессов коренной реорганизации деятельности предприятия, задачи, т.е. оптими зацию СЭД или переход на СЭД с полным правом можно назвать коренным преобразованием организационного и административного устройства любой корпоративной системы:

1. Организационные проблемы. В АО «СамАвто» с течением времени сложилась определенная организационная структура, сформировались свои, ха рактерные только для нее, стиль работы, методы управления и контроля. Опти мизация СЭД первоначально оказалась «внешним объектом» для сотрудников предприятия. Это произошло потому, что хорошо построенная система - своего рода эталон, и многие недостатки в функционально-структурном построении предприятия начали проявляться уже на первых этапах процесса оптимизации СЭД.

Соискатель является координатором разработки данной системы в ООО «Intelligent Solutions».

2. Проблема информированности. Руководство АО «СамАвто» в про цессе работы пришло к выводу о необходимости оптимизации СЭД, т. е. оно знало о существовании подобных систем, их функциональном предназначении и процессе внедрения. В ином случае недостаток информации о СЭД может привести к тому, что они будут ассоциироваться с разновидностью АСУТП, АСУП и т.п.

3. Проблема кадров. Оптимизация СЭД подразумевала, что все участники бизнес-процессов в АО «СамАвто» должны уметь работать на компьютере. Как правило, так и происходит на относительно недавно созданных предприятиях.

Однако часть руководства АО «СамАвто» получила образование 15-20 лет тому назад. По своему опыту и профессиональным навыкам она полностью соответ ствовала занимаемым должностям, но никогда не обучалась и не работала на персональных компьютерах. В качестве выхода было предложено факультатив ное обучение, что, в конечном итоге, привело к ожидаемому результату.

4. Проблема безопасности. В процессе оптимизации достаточно нередкой была ситуация, когда те или иные службы на предприятии «делили» задачу обеспечения безопасности между собой, при этом каждый занимался своим участком без координации усилий и общего плана действий. В качестве реше ния этой проблемы руководством было принято решение о разделении сфер от ветственности за обеспечение информационной безопасности, разработан об щий план по ее обеспечению и определен контролирующий орган.

Расчет эффективности от внедрения различных СЭД провести довольно сложно, но, несмотря на это, важно обратить внимание на следующие факторы:

экономия рабочего времени сотрудников;

экономия материальных ресурсов;

повышение прозрачности движения документов;

организация единого корпора тивного информационного пространства;

объединение и обеспечение сохран ности корпоративной информации и повышение управляемости предприятия в целом.

Анализ функционирования системы документооборота, осуществленный в АО «СамАвто», показал, что внедрение изложенной выше методики оптимиза ции электронного документооборота оказывает определенное воздействие на увеличение коэффициента загрузки технического оборудования, который мож но рассчитать по формуле:

KF = ( Fоб - Fпп) / Fоб, (7) где Fоб - общий фонд времени работы оборудования;

Fпп - потери времени от простоя и неэффективного использования оборудования.

В результате проведенной оптимизации технических средств хранения и передачи данных в АО «СамАвто» коэффициент загрузки оборудования возрос на 2,91 % (в качестве базового периода при расчетах использовался один месяц, 30 ПК):

KF’/ KF = ((Fоб - Fпп’ ) / Fоб) / ((Fоб - Fпп ) / Fоб) = ((5760 - 470)/5760) / ((5760-620)/5760)= 0.918 / 0.892= 1,0291. (8) Если годовой прирост объема предоставляемых услуг будет получен лишь за счет проведения оптимизации электронного документооборота, т.е. без до полнительного привлечения трудовых ресурсов и увеличения технических средств, то, в этом случае, могут быть рассчитаны элементы экономии, завися щие от прироста объема предоставляемых услуг, среди которых можно выде лить следующие основные элементы и способы их расчета:

1. Затраты на содержание и эксплуатацию оборудования. По мере увели чения объема предоставляемых услуг происходит абсолютный рост затрат на содержание и эксплуатацию оборудования и потому следует разделить общие расходы на условно-постоянные и условно-переменные затраты. Годовая сумма расходов на эксплуатацию и содержание оборудования после проведения оп тимизации электронного документооборота (ZTэс') составит:

ZTэс' = ZTэс_уп* + ZTэс_упос, (9) где ZTэс_уп - условно-переменные затраты на эксплуатацию и содержание техни ческого оборудования;

ZTэс_упос - условно-постоянные затраты на эксплуатацию и содержание технического оборудования;

- коэффициент прироста объема предоставляемых услуг.

Таким образом, рост объема предоставляемых услуг опережает рост затрат на содержание и эксплуатацию технического оборудования, в результате чего происходит относительная экономия расходов по содержанию и эксплуа тации (ZTэс'), рассчитываемая по формуле:

ZTэс ZTэс' 247500 ZTэс' = --------- - --------- * Qn = ----------- - ------------ * 3472000 = Qn-1 Qn 2745000 = (0.0901 – 0.0843) * 3472000 = 20137 сум. (10) Проведя оптимизацию технических средств хранения и передачи данных в АО «СамАвто», мы убедились в том, что относительная экономия расходов со ставила 20137 тыс. сум (в качестве базового периода при расчетах использовал ся год). Полученная, таким образом, относительная экономия - важная состав ляющая снижения себестоимости предоставляемых услуг после оптимизации электронного документооборота.

2. Затраты на оплату труда сотрудников. Оптимизация электронного доку-ментооборота приводит к сокращению численности персонала, что явля ется источником экономии средств, идущих на оплату труда. Данный вид эко номии (ZTот) рассчитывается по следующей формуле:

ZTот = ZTот_ст’ + ZTот_cp =6904 + 17260 = 24164, (11) где ZTот_ст’ - экономия от снижения затрат на оплату труда за счет снижения трудоемкости выполняемых работ;

ZTот_cp’ - экономия от снижения затрат за счет уменьшения доплат за ненормированный рабочий день.

В результате проведенной оптимизации технических средств хранения и передачи данных в АО «СамАвто», экономия затрат на оплату труда сотруд ников составила 24164 тыс. сум (в качестве базового периода при расчетах ис пользовался один месяц).

3. Накладные расходы. В результате проведенной оптимизации техниче ских средств хранения и передачи данных в АО «СамАвто», экономия по статье «накладные расходы» составила 6473 тыс. сум (в качестве базового периода при расчетах использовалось первое полугодие):

ZTнр = ZTнр_пр * - ZTнр_пр = 16 184 * 0,6 – 16 184 = - 6 473, (12) где ZTнр_пр – затраты по статье «накладные расходы» до проведения оптими зации электронного документооборота;

- коэффициент снижения количества копий документов.

Этой величины экономии удалось достичь потому, что большинство посту пающих документов, имеющих отношение сразу к нескольким подразделениям предприятия, распространялось по электронным каналам связи и, исходя из этого, значительно уменьшилась необходимость в многократном копировании таких документов.

4. Экономия, получаемая за счет снижения потерь от ошибок, недочетов и т.д. Оптимизация электронного документооборота предполагает использова ние более совершенных программных продуктов и применение прогрессивных бизнес-процессов. Более высокий уровень контроля и информационной безо пасности приводит к значительному снижение ошибок и недочетов в работе со трудников предприятия.

Таким образом, за счет проведенной в АО «СамАвто» оптимизации систем документооборота получен экономический эффект, складывающийся из сни жения затрат на оплату труда, накладных расходов, затрат на содержание и эксплуатацию технического оборудования, а также получена дополнительная прибыль за счет роста объема оказываемых услуг.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 1. Осуществлен анализ как отечественных, так и зарубежных разработок в области СЭД, в результате чего было установлено наличие на рынке значитель ного количества различных программных продуктов, созданных в соответствии основными технологиями делопроизводства и документооборота. Также было выявлено, что эффективная реализация делопроизводственных задач предпола гающих централизованное ведение данных о документах всего предприятия, требует использования мощной СУБД и соответствующих средств проектиро вания. Мы пришли к выводу, что с учетом специфики и сложности задач, ис пользование тех или иных популярных зарубежных прикладных пакетов воз можно лишь в отдельных случаях или для решения частных задач.

В процессе исследования были выявлены проблемы, возникающие при 2.

автомати-зации документопотоков и внедрении СЭД, а также определены важ нейшие направления совершенствования СЭД. Установлена сфера рационали зации электронного документооборота в аспекте оптимизации хранения, об новления и передачи информации в СЭД предприятия на основе стоимостного критерия с учетом заданных ограничений.

3. Нами также использован агрегативно-декомпозиционный метод, в соот ветствии с которым система документооборота рассматривается как совокуп ность элементов разного уровня детализации, что, собственно, позволило дос таточно просто формализовать описание общей постановки задачи оптимиза ции электронного документооборота с помощью графовых моделей.

4. Построена экономико-математическая модель для решения задачи по оп тимальному хранению, обновлению и передаче информации в СЭД предпри ятия на основе стоимостного критерия с учетом заданных ограничений.

5. Осуществленный анализ типовой модели корпоративной инфор мационной системы позволил выработать предложения и подходы к оценке объемно-временных характеристик информационной базы, необходимых для проектирования СЭД. Также разработана методика численной оценки парамет ров модели применительно к корпоративным информационным системам.

6. При проектировании СЭД разработана технология применения выстро енной оптимизационной модели в корпоративных информационных системах на примере АО «СамАвто». Рассмотрены и пути решения проблем, возникших при оптимизации электронного документооборота.

7. Предложены оптимизационные модели организации систем электронного документооборота, определяющие стоимость хранения, передачи, обновления и архивирования информации, частоту обращения к документу, общий объем до кументов на предприятии, объем постоянных документопотоков в струк турных подразделениях, емкость хранения архивной информации, интенсив ность потока информации и т.д.

8. Исходя из особенностей расположения структурных подразделений пред приятия, предложены механизмы эффективного внедрения и использования технологии «файл-сервер» и «клиент-сервер» в организации систем электрон ного документооборота АО «СамАвто».

9. Основные положения исследования реализованы на практике в АО «СамАвто». Анализ экономических результатов показал справедливость пред ложенной концепции оптимизации системы электронного документооборота, материалы же данного диссертационного исследования используются в дея тельности АО «СамАвто». Внедрение разработанной методики оптимизации на этом предприятии позволило увеличить коэффициент загрузки технического оборудования и повысить производительность труда сотрудников при одно временном снижении уровня ошибок и недочетов в его деятельности.

10. Исследование показало, что в условиях непростой ныне финансово экономической ситуации происходит перераспределение акцентов в рамках внедрения СЭД. Так, предприятия пересматривают свои ИКТ-бюджеты, однако те из них, которые реально нацелены на усиление своих конкурентных пре имуществ, будут продолжать вести процесс автоматизации. Исходя из этого, разработан алгоритм оптимизации систем электронного документооборота предприятия, а также выявлены факторы, влияющие на эффективность проек тирования и внедрения систем электронного документооборота.

11. Разработаны методика оценки экономического эффекта от оптимизации системы электронного документооборота и механизмы эффективного внедре ния СЭД IS-DocFlow на предприятии «СамАвто».

СПИСОК ОПУБЛИКОВАННЫХ РАБОТ 1. Мохова Е.А. Система IS-DocFlow в деятельности предприятий // Info com.UZ. - Ташкент, 2009.- № 7. - С.44-45.

2. Мохова Е.А. Анализ отечественного и зарубежного опыта в области эф фективной организации электронного документооборота // Тезисы VII Между народной научно-технической конференции студентов, аспирантов и молодых специалистов-участников регионального содружества в области связи «Техника и технологии связи». - Алматы, 2009. – С.154-156.

3. Мохова Е.А. Проблемы внедрения систем электронного документооборота в рамках концепции инновационного развития предприятия // Тезисы Респуб ликанской научно-практической конференции «Итисодий ахборотларни айта ишлаш ва имоя илишни таъминловчи технологияларни яратиш муаммолари ва ечимлари». - Ташкент, 2009. – С. 122-124.

4. Мохова Е.А. Проблемы внедрения систем электронного документооборота в рамках концепции инновационного развития предприятия // Международный научный бюллетень «Перспективы инноваций, экономики и бизнеса». - Прага, 2009.- № 2. - С. 223-227.

5. Мохова Е.А. Принципы реализации систем электронного документооборо та в управлении предприятиями // Экономический вестник Узбекистана. - Таш кент, 2009.- № 5. - С.109-112.

6. Мохова Е.А. Технология проектирования концептуальной модели оптими зации электронного документооборота в рамках корпоративной информацион ной системы // Экономика и образование. - Ташкент, 2009.- № 3.- С.56-59.

7. Мохова Е.А. Технология эффективного внедрения электронного докумен тооборота в ИС // Проблемы экономики. – М., 2009.-№6.- С.117-119.

8. Мохова Е.А., Мусалиев А.А., Бегалов Б.А. Системы электронного доку ментооборота. Монография. Ташкент: Изд-во «ADIB» Литературного фонда Союза писателей Узбекистана. 2009. – 128 с.

9. Мохова Е.А. Технология применения методов и подходов оптимизации в системе электронного документооборота предприятий // Рынок, деньги и кре дит. - Ташкент, 2010.- № 2. – С.76-78.

РЕЗЮМЕ диссертации Е.А.Моховой на тему: «Повышение эффективности управленческих процессов посредством внедрения систем электронного документооборота» на со искание ученой степени кандидата экономических наук по специальности 08.00.14 – «Информационные системы и технологии в экономике».

Ключевые слова: предприятие, документооборот, управление, информационная система, информационно-коммуникационные технологии, системы электронного до кументооборота, корпоративная информационная система, моделирование, эффек тивность систем электронного документооборота.

Объекты исследования: система электронного документооборота в управлен ческих процессах предприятия.

Цель работы: исследование и разработка методов, подходов и механизмов эф фективного проектирования и внедрения систем электронного документооборота в управленческие процессы предприятия.

Методы исследования: В работе использованы методы системного и экономет рического анализа, выборочных статистических обследований, метод оптимизации, а также методы проектирования и разработки информационных систем.

Полученные результаты и их новизна: методологические аспекты процессов проектирования и эффективного внедрения систем электронного документооборота в управленческие процессы предприятия;

технологии проектирования концептуальной модели оптимизации электронного документооборота в рамках корпоративной ин формационной системы;

технология и механизмы эффективного применения мето дов и подходов оптимизации в системе электронного документооборота предпри ятий;

оптимизационные модели организации систем электронного документооборота, определяющие стоимость хранения, передачи, обновления и архивирования инфор мации, частоту обращения к документу, общий объем документов, объем постоянных документопотоков в структурных подразделениях предприятий;

методика расчета экономической эффективности внедряемых систем электронного документооборота на предприятии «СамАвто»;

механизмы эффективного использования технологии «файл-сервер» и «клиент-сервер» в организации систем электронного документообо рота предприятия;

методы определения объема информации между различными структурными подразделениями предприятия;

факторы, влияющие на эффективность внедрения систем электронного документооборота на предприятиях.

Практическая значимость: потенциальными пользователями результатов, по лученных в рамках данного диссертационного исследования, являются предприятия, организации и корпорации с разветвленной сетью филиалов. Отдельные положения диссертации могут быть использованы кафедрой «Информатика и компьютерная гра фика» Ташкентского университета информационных технологий в учебном процессе в рамках курса «Информационные системы в экономике».

Степень внедрения и экономическая эффективность: результаты исследова ния внедрены в производственно-хозяйственную деятельность предприятий АО «СамАвто». В результате проведенной оптимизации технических средств хранения и передачи данных коэффициент загрузки оборудования возрос на 2,91 % (за месяц);

проведя оптимизацию технических средств хранения и передачи данных относитель ная экономия расходов составила 20 137 тыс. сум (за год).

Область применения: управление предприятиями разных форм собственности.

Итисод фанлари номзоди илмий даражасига талабгор Е.А.Мохованинг 08.00.14 – «Итисодиётда ахборотлар тизими ва технологиялари» ихтисослиги бўйича «Элек трон хужжат алмашуви тизимини жорий илиш орали бошарув жараёнлари самарадорлигини юксалтириш» мавзусидаги диссертациясининг РЕЗЮМЕСИ Таянч (энг мухим) сўзлар: корхона, ужжат алмашуви, бошарув, ахборот тизими, ахборот-коммуникация технологиялари, электрон ужжат алмашуви, корпо ратив ахборот тизими, моделлаштириш, электрон ужжат алмашуви самарадорлиги.

Тадиот объектлари: корхона бошаруви жараёнларининг электрон ужжат алмашув тизими.

Ишнинг масади: корхона бошаруви жараёнлари электрон ужжат алмашув тизими-ни лойиалаштириш ва уларни самарали жорий этишнинг усул, ёндашув ва механизмларини тади илиш ва ишлаб чииш.

Тадиот методлари: ушбу ишда тизимли ёндашув, эконометрик талиллар ўтказиш усуллари, итисодий-математик усуллар ва шахсий компьютерларнинг амалий дастурлар пакети ўлланилган.

Олинган натижалар ва уларнинг янгилиги: корхоналар бошарув жараёнларининг электрон ужжат алмашув тизимини лойиалаштириш ва уларни самарали жорий этишнинг услубий жиатлари;

корпоратив ахборот тизими доирасида оптимал электрон ужжат алмашуви концептуал моделини лойиалаштириш технологиялари;

корхона электрон ужжат алмашуви тизимини оптималлашти ришнинг ёндашув ва усулларини самарали ўллаш технология ва механизмлари;

корхона таркибий бўлинмаларидаги доимий ужжат оимлари ажми, ужжатлар нинг умумий ажми, ужжатларга мурожат илиш частотаси, ахборотларни салаш, узатиш, айта ишлаш ва архивлаштиришнинг нархларини белгиловчи электрон ужжат алмашув тизимини оптимал ташкил илишнинг моделлари;

“СамАвто” корхонасида электрон ужжат алмашуви тизимини жорий илишнинг итисодий самарадорлигини исоблаш методикаси;

корхонанинг электрон ужжатлар алмашуви тизимини ташкил этишда «файл-сервер» ва «мижоз-сервер» технологиясидан сама рали фойдаланиш механизмлари;

корхонанинг турли таркибий бўлинмалари ўртаси даги айланаётган ахборотлар ажмини белгилаш усуллари;

корхоналарда электрон ужжат алмашуви тизимини лойиа-лаштириш ва жорий этишга таъсир кўрсатувчи омиллар таркиби аниланган.

Амалий аамияти: ушбу диссертация тадиоти доирасида олинган натижа ларни турли тармо филиалларига эга бўлган корхона, ташкилот ва корпорациялар фаолиятида кенг фойдаланса масадга мувофи бўлади. Диссертациянинг айрим олатларини ТАТУ “Информатика ва компьютер графикаси” кафедрасининг “Итисодиётда ахборот тизимлари” фанини ўитишда фойдаланса бўлади.

Татби этиш даражаси ва итисодий самарадорлиги: олинган илмий нати жалар «СамАвто» АЖнинг ишлаб чиариш ва хўжалик фаолиятига татби илинган.

Маълумотларни салаш ва узатишнинг техник воситаларини оптималлаштириш натижасида ускуналардан фойдаланиш коэффициенти 2,91 % (бир ойда) юксалган, маълумотларни салаш ва узатишнинг техник воситаларини оптималлаштириш натижасида аражатларнинг нисбий тежалиши 20 137 минг сўмни ташкил илган.

ўлланиш (фойдаланиш) соаси: турли мулк шаклидаги корхоналар фаолиятида кенг ўлласа бўлади.

RESUME Thesis of E.A.Mokhova's on the scientific degree competition of the doctor of sciences (philosophy) in economic sciences on speciality 08.00.14 - «Information systems and technolo gies in economy» on the subject: «The enhancement of administrative processes efficiency by means of electronic documents circulation systems introduction» Key words: enterprise, documents circulation, management, information system, infor mation-communication technologies, systems of electronic documents circulation, corporate information system, modeling, efficiency of electronic documents circulation systems.

Subjects of research: systems of electronic documents circulation in administrative proc esses of the enterprise.

Purpose of work: research and methods, approaches and mechanisms of effective design ing and systems implementation of electronic documents circulation in administrative processes of the enterprise.

Methods of research: fundamental concepts presented in the works of local and foreign scientists, as well as software and predictive design of leading domestic scientists and state authorities, economic-statistical analysis, system approach, economic-mathematical modeling.

The results obtained and their novelty: methodological aspects of designing processes and effective introduction of electronic documents circulation systems in administrative proc esses of the enterprise;

designing technologies of conceptual optimization of electronic docu ments circulation model within the limits of corporate information system;

technology and mechanisms of effective methods application and optimization approaches in electronic docu ments circulation systems of the enterprise;

optimizing models of electronic documents circula tion systems organization, defining their storage, transferring, updating and archiving the in formation, the document’s reference frequency, total amount of documents, volume of constant documentation flow in structural divisions of the enterprises;

economic efficiency analysis of introduced electronic documents circulation systems at "SamAvto" enterprise;

mechanisms of an effective utilization of technology "file-server" and "client-server" in the organization of systems of electronic document circulation of the enterprise;

methods of scoping of the in formation between various structural divisions of the enterprise;

the factors influencing effi ciency of designing and introduction of systems of electronic document circulation at the enterprises.

Practical value: potential users of the results received within the limits of the given dis sertational research are enterprises, organizations and corporations with branch network. Sepa rate positions of the dissertation can be used in «Information systems in Economics» training course by «Information science and Computer Graphics» department of Tashkent University of Information Technologies.

Degree of embed and economic effectivity: the results of research have been introduced into industrial-economic activities of "SamAvto" joint-stock company structural enterprises.

As a result of hardware storage and data transmission optimization, the usage of the equip ment has been increased on 2,91 % (for a month);

the relative saving of expenses is 20 thousand sums (for a year).

Field of application: the received scientific results are rational for using in operation of business of different patterns of ownership enterprises.

2013 www.netess.ru - «Бесплатная библиотека авторефератов кандидатских и докторских диссертаций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам. Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎