Как держать руку на пульсе бизнеса в эпоху перемен или Рапорт руководителю в 1С Управлении производственным предприятием 8

Какой директор не мечтает, чтобы утром каждого рабочего дня рядом с традиционной чашкой ароматного кофе на его столе лежал информативный, достоверный, актуальный, но вместе с тем лаконичный отчет о состоянии дел в компании? В статье Владимира Шестоперова (ВЦ "Раздолье"), Алексея Кислова и Станислава Митрохина (фирма 1С) рассмотрены несколько примеров использования "рапорта руководителю" для анализа ситуации на предприятии.

Как получить оперативную информацию о состоянии дел на предприятии

Перед руководством любого предприятия всегда стоит вопрос: как оперативно получить всю необходимую информацию о состоянии дел на предприятии. Руководителя могут интересовать все аспекты деятельности: кредиторская и дебиторская задолженность, графики платежей и планы поступлений денежных средств, текущие объемы продаж и валовая прибыль и многое другое. На практике это нередко выливается в толстую пачку отчетов от разных служб предприятия, которые ежедневно загромождают стол руководителя. Разобраться в таком объеме информации, разобщенной и зачастую противоречивой, довольно сложно, а значит, руководитель вместо инструмента, помогающего оперативно принимать решения на основании сложившейся ситуации, получает головную боль в виде трудоемкой и кропотливой работы с большим количеством разрозненных бумаг. Даже в условиях стабильности и процветания это может помешать развитию бизнеса, а в условиях нагрянувшего кризиса это может привести к самым плачевным последствиям.

Понятно, что в качестве источника актуальной и достоверной информации, необходимой для принятия решений, руководители рассчитывают на современные информационные системы. При этом в кризисной ситуации руководителю необходимо принимать решения оперативно и времени на то, чтобы детально изучить все возможности системы - средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок показателей и т.д. - у него может просто не хватить. Поэтому очень важно, чтобы информационная система служила активным источником необходимых сведений, поставляла их на регулярной основе, в заданное время, в удобной и наглядной форме, чтобы ключевые показатели можно было охватить одним взглядом. В управленческих решениях системы 1С Предприятие 8 для этих целей предусмотрен отчет "Рапорт руководителю". Он отвечает на вопросы "Сколько и кому мы должны?", "Какие поступления и выплаты запланированы в ближайшем будущем?", "Насколько эффективно работают менеджеры?", "Какими финансовыми ресурсами мы можем располагать?" и многие им подобные. Он позволяет получать информацию о положении дел в компании одним кликом не только в виде таблиц, но и разнообразных графиков и диаграмм, позволяющих быстро определить качественные закономерности, взаимосвязи между ключевыми показателями и основные тенденции их изменения. Функция "drill-down" позволяет получить разнообразные детальные расшифровки агрегированных показателей, что еще более упрощает интерпретацию информации и позволяет получать ответы на уточняющие вопросы без обращения к сотрудникам.

Контроль оборотных средств

Кризис привел к дефициту оборотных средства, заемные средства стали слишком дороги, необходимо найти источники оперативного финансирования, остановить необоснованный расход средств.

Используем "Рапорт руководителю", он содержит инструментально - аналитический пакет отчетов для контроля над оборотными средствами (Рис.1):

Денежные средства. Остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассе, изменения за день и период в абсолютном и процентном выражении.
Дебиторская и кредиторская задолженность. Дебиторская и кредиторская задолженность, в том числе просроченная, изменения за день и период в абсолютном и процентном выражении.
Расчеты с подотчетными лицами за день и произвольный период.
Данные по остаткам и движению товаров на складах, в том числе данные по зарезервированным товарам, переданным на реализацию и свободных остатках товаров.
Сводные данные по оборотным средствам и оборотному капиталу.

Щелкните для увеличения

Рисунок 1. Оборотные средства.

Вопросы контроля оборотных средств тесно связаны с прогнозированием и общим учетом денежных средств на предприятии.

Контроль финансовых ресурсов

Для принятия решений в условиях кризиса необходима уверенность в том, что инициируемые действия будут сопровождаться необходимыми финансовыми ресурсами в нужные моменты.

Используя "Рапорт руководителю", поставим под контроль прогнозирование движения денежных средств (рис.2.1 - 2.3)

Движение денежных средств (рис.2.1). Данные о движении денежных средств за день и период на расчетных счетах и в кассах компании.
Планируемые поступления и платежи (рис.2.1). Анализ плановых данных о поступлениях и платежах на расчетных счетах и в кассах компании, а также сопоставление плановых и фактических данных в абсолютном и процентном выражении.
Платежный календарь (рис. 2.2). Данные о планируемых платежах, поступлениях и остатках денежных средств за день и период.
Остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассах компании. Данные выводятся в виде диаграмм.
Приход и расход денежных средств в разрезе статей движения (рис. 2.3). Данные выводятся в виде диаграмм.

Щелкните для увеличения Рисунок 2.1. Денежные средства. Движение денежных средств и планируемые поступления и платежи.Щелкните для увеличения Рисунок 2.2. Денежные средства. Платежный календарь.Щелкните для увеличения Рисунок 2.3. Денежные средства. Диаграммы движения денежных средств в разрезе статей движения.

Анализ продаж

Не допустить значительного снижения продаж товаров и услуг в период кризиса -важнейшая задача для руководителя предприятия, мониторинг динамики данных процессов в абсолютных и относительных единицах измерения должен быть как можно более оперативным и достоверным, необходимы ответы на вопросы:

На какую сумму было продано продукции?
Сколько денег было получено за период?
Какова прибыль, что с ее динамикой?

Инструмент "Рапорт руководителю" позволит проанализировать (рис. 3.1, 3.2):

Объем продаж (рис. 3.1). Данные об объеме продаж за период в сравнении с плановыми данными.
Соотношение объема продаж и поступления денежных средств.
Валовая прибыль за период. Данные о валовой прибыли за период в процентном и суммовом выражении в виде диаграмм.

Щелкните для увеличения Рисунок 3.1. Продажи и поступления за период.Щелкните для увеличения Рисунок 3.2. Валовая прибыль за период.

Анализ товарных запасовВ складских запасах, возможно, необоснованно заморожена часть так необходимых сейчас оборотных средств.

"Рапорт руководителю" содержит отчеты (рис. 4):

Оценка ликвидности склада. Оценка ликвидности складов компании за период в сравнении с предыдущим периодом и аналогичным периодом прошлого года в указанных ценах
Себестоимость товарных запасов. Оценка закупленных за период товаров в сравнении с предыдущим периодом и аналогичным периодом прошлого года

Щелкните для увеличения Рисунок 4. Себестоимость товарных запасов

Оперативная информация в условиях кризиса необходима без задержек - особенностью "Рапорта руководителя" является возможность формирования и передачи отчета руководителю автоматически.

Можно сохранять отчет, отправлять его по электронной почте, для этого нужно указать адреса электронной почты, по которым будет проводиться рассылка. В таблице "Время автопубликаций" можно указать время, в которое будет происходить автоматическое формирование и отправка отчета.Щелкните для увеличения Рисунок 5. Настройка дополнительных параметров отчета.

Таким образом, "Рапорт руководителю" может быть полезен при мониторинге воздействия антикризисных мероприятий на комплексное состояние предприятия в режиме реального времени - он позволяет выставить определенные контрольные значения, которые будут отслеживаться при организационных изменениях. Состав отчетов в "рапорте руководителю" можно расширять под специфику каждого предприятия, используя систему отчетности 1С Управление производственным предприятием и развитые аналитические возможности системы программ 1С Предприятие 8.

Мнение клиентов

Тамара Сергеевна Шушпанова, генеральный директор ЗАО ЦПТА: "Темп производства таков, что я не могу тратить время на бесконечный сбор данных из разных служб и их структурирование. Теперь я могу получать необходимые мне сведения нажатием нескольких кнопок, при этом не сомневаться ни в их достоверности, ни в их актуальности".

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎